Avisos automáticos por e-mail

Objetivo

Decidir quais e-mails o sistema envia sozinho, para quem, e com que texto.

Antes de começar

O envio de e-mail do clube precisa estar configurado, com o teste já recebido. Veja o passo 3 de Primeiro acesso. Sem isso, nada do que você configurar aqui vai sair.

São duas coisas diferentes, e trocá-las é a origem da maior parte dos problemas:

• Modelo — o texto do e-mail: assunto e corpo. Fica em E-mails, no grupo Administração do menu.
• Aviso automático — quando aquele texto é enviado, e para quem. Fica em Gatilhos, no mesmo grupo. A tela se chama Automação de Emails.

Um modelo sem aviso ligado nunca sai. Um aviso ligado com o modelo errado sai com o texto errado.

Quando o sistema pode avisar

Cada aviso automático fica atento a um acontecimento. No campo Evento Disparador, as opções aparecem assim:

No cadastro

• Cliente cadastrado (plano com portal)
• Cliente cadastrado (plano sem portal)

A cada etapa concluída

• Etapa 1 - Cadastro concluído
• Etapa 2 - Avaliação Psicológica concluída
• Etapa 3 - Laudo de Capacidade Técnica concluído
• Etapa 4 - Juntada de Documentos concluída
• Etapa 5 - Submissão ao SINARM-CAC concluída
• Processo — cadastro concluído
• Processo — avaliação psicológica concluída
• Processo — laudo de capacidade técnica concluído
• Processo — juntada de documentos concluída
• Processo — acompanhamento no SINARM concluído

No andamento do processo

• Processo protocolado
• Processo — reunindo documentos
• Processo — pronto para envio à Polícia Federal
• Processo — em análise na Polícia Federal
• Processo em análise
• Processo — exigência da Polícia Federal
• Processo restituído
• Processo deferido
• Processo indeferido
• Processo cancelado
• Processo arquivado

Exigências e documentos

• Exigência aberta
• Exigência respondida
• Exigência vencendo (aviso à equipe)
• Exigência vencida (aviso à equipe)
• Documentos pendentes

Nos agendamentos — marcados como Agendável

• Agendamento de Avaliação Psicológica
• Confirmação de Agendamento de Laudo Técnico

A cada mudança na Polícia Federal

Sinarm - Iniciado · Sinarm - Solicitado · Sinarm - Aguardando Baixa GRU · Sinarm - Em Análise · Sinarm - Correção Solicitada · Sinarm - Deferido · Sinarm - Indeferido

A lista de Gatilhos de um clube novo já vem com avisos prontos, com o nome de cada um no alto do cartão — por exemplo Boas Vindas, Boas Vindas (sem portal), Processo Deferido, Processo Cancelado e Exigência Vencida. Alguns deles ficam atentos a momentos que não estão na lista acima. Esses você pode editar, ligar e desligar, mas não recriar do zero.

O aviso Boas Vindas (sem portal) só existe para clubes cujo plano não inclui o Portal do Cliente. Nesses clubes, cadastrar um cliente não gera convite de acesso: o e-mail de boas-vindas sai sem link e sem botão, só em nome do clube. Em um clube com o portal no plano, nada muda: o cliente continua recebendo o convite normalmente.

Passos

Criar um aviso automático

1. Abra Gatilhos.
2. Clique em Novo Trigger.
3. Preencha os campos, que na tela aparecem assim:
   • Nome do Trigger — para você se encontrar depois. Ex.: Boas-vindas ao cliente.
   • Evento Disparador — um da lista acima.
   • Destinatários — veja as opções logo abaixo.
   • Trigger ativo — deixe ligado para o aviso valer.
   • Templates de Email — marque o texto que será enviado.
4. Clique em Criar Trigger.

As quatro opções de destinatário

Opção na tela	Quem recebe
Cliente (email do cliente)	só o cliente
Operador do cliente	só o operador responsável por ele
Usuários específicos	pessoas da equipe que você escolher
Cliente + Usuários	o cliente e as pessoas escolhidas

Não existe uma opção “cliente e operador”. Se você quer avisar os dois, escolha Cliente + Usuários e marque o operador em Selecionar Usuários, que aparece em seguida — senão o operador fica de fora sem aviso nenhum.

Nos eventos de agendamento aparece o campo Lembrete antes do evento. Preencher 24 em horas antes significa avisar um dia antes da data marcada.

O lembrete ainda não está sendo enviado

Hoje o sistema aceita e guarda o lembrete, mas ele não chega ao destinatário. Já estamos corrigindo. O aviso que sai na hora do evento funciona normalmente — só o lembrete antecipado falha. Enquanto isso, não conte com ele: lembre o cliente por conta própria de agendamentos importantes.

Avisar a equipe sobre prazo de exigência

Dois dos avisos prontos são para a equipe, não para o cliente: Exigência Vencendo e Exigência Vencida. Eles saem quando o prazo de uma exigência da Polícia Federal está perto de acabar, ou já acabou.

Os dois vêm com o destinatário Usuários específicos, mas sem ninguém escolhido — então só chegam a alguém depois que você escolher quem recebe:

1. Em Gatilhos, clique no lápis do aviso Exigência Vencendo.
2. Em Selecionar Usuários, marque quem deve ser avisado.
3. Clique em Salvar Alterações.
4. Repita com Exigência Vencida.

Trocar o texto de um aviso

Cada cartão da lista mostra, em Templates vinculados, os modelos que o aviso envia. Para trocar, tire o modelo errado no × ao lado dele e escolha o certo em Adicionar template…, no pé do mesmo cartão.

Testar sem incomodar cliente

Crie um cliente de teste com um e-mail seu e leve o processo até a etapa que dispara o aviso.

É o único jeito de ver o texto final, já com os dados preenchidos, exatamente como o cliente vai receber. Não use cliente real para testar.

Desligar um aviso sem perdê-lo

Clique no lápis do aviso, desligue Trigger ativo — é assim que a chave se chama na tela — e clique em Salvar Alterações, em vez de excluir. O aviso para de sair, ganha a etiqueta Inativo na lista, e a configuração fica guardada para quando você quiser religar.

Como saber que deu certo

• O e-mail de teste chega, com o nome do clube no remetente e os dados do cliente no lugar certo.
• O aviso aparece na lista sem a etiqueta Inativo, com o modelo certo em Templates vinculados.

Se der errado

Nenhum e-mail sai. O problema quase sempre é anterior a esta tela. Abra Configurações e dispare o e-mail de teste de lá — o caminho está no passo 3 de Primeiro acesso. Se o teste não chega, nenhum aviso vai funcionar.

O e-mail sai com o texto errado. O aviso está apontando para outro texto. Confira Templates vinculados no cartão do aviso.

O operador não recebeu, só o cliente. Confira o campo Destinatários. Cliente (email do cliente) manda só para o cliente, e não existe opção que junte cliente e operador direto — veja a tabela de destinatários acima.

Ninguém da equipe recebe o aviso de exigência vencendo. O aviso vem sem pessoas escolhidas. Siga Avisar a equipe sobre prazo de exigência.

Configurei o e-mail em outro lugar e aqui não veio junto. Os avisos automáticos pertencem a cada clube e não são copiados de um ambiente para outro. Precisam ser criados neste clube.

O cliente diz que não recebeu. Peça para ele conferir a caixa de spam, e confira o e-mail cadastrado dele. Depois confirme em Auditoria se a ação que deveria disparar o aviso realmente aconteceu.