Conferência de certidões

Objetivo

Saber, sem abrir o arquivo, se a certidão que chegou é a certidão certa, é daquele cliente e ainda vale.

Antes de começar

Vale para as quatro certidões criminais do processo de CR — Justiça Federal, Estadual, Militar e Eleitoral. Os outros documentos (identidade, comprovante de residência, laudo) não passam por essa conferência.

A leitura acontece sozinha, assim que o documento entra: quando você anexa, ou quando você aprova o que o cliente mandou pelo portal. Você não precisa pedir.

Só funciona com PDF gerado pelo site do tribunal. Foto da certidão, ou papel escaneado, o sistema não consegue ler — e aí a conferência fica com você, como sempre foi.

O que os selos querem dizer

Na linha de cada documento aparece um selo ao lado do selo de validade:

• pré-verificado — a leitura bateu tudo: o órgão emissor é o esperado, o CPF é o do cliente, consta “nada consta” e a data de emissão foi encontrada. É a máquina dizendo que está tudo certo. Ninguém olhou ainda.
• verificado — uma pessoa confirmou. Vence o que a leitura disse.
• divergente — alguma coisa não bate. Passe o mouse no selo para ver o motivo.

Documento sem selo nenhum é documento que não passou por leitura: ou não é certidão criminal, ou o arquivo não pôde ser lido (foto, papel escaneado, PDF sem texto).

Passos

1. Olhar o selo antes de abrir o arquivo

Na ficha do cliente, aba Documentos, e também na linha de cada requisito dentro do processo.

O que está pré-verificado você pode tratar como conferido pela máquina. O que está divergente é o que merece o seu tempo.

2. Entender uma divergência

O motivo fica no próprio selo — pare o mouse sobre ele. Os motivos que aparecem com mais frequência:

• Veio a certidão de quitação eleitoral no lugar da de crimes eleitorais. São documentos diferentes, e o site do TSE oferece os dois. É a troca mais comum.
• A certidão é de outra Justiça. O cliente emitiu a federal e anexou no lugar da estadual, por exemplo.
• O CPF do documento não é o do cliente.
• A certidão aponta ocorrência. Ou seja, não é negativa.

Nenhum desses casos impede você de seguir. O selo informa; quem decide é você.

3. Confirmar um documento

• No processo: na linha do requisito, abra ⋯ e clique em Verificar.
• Na ficha do cliente: clique no ícone de escudo ao lado do documento — ao parar o mouse sobre ele aparece Marcar como verificado.

Aparece a mensagem “Documento verificado.” e o selo fica verificado. Ele continua assim mesmo que uma releitura depois encontre divergência: a sua confirmação vale mais que a leitura.

Vale para qualquer documento, inclusive o que o sistema não conseguiu ler — é assim que você registra que olhou a foto da certidão e está tudo certo.

Se marcou por engano, use Desfazer no processo, ou o ícone Desfazer verificação na ficha do cliente.

4. Reler uma certidão

Reler (no processo, dentro do ⋯) ou o ícone Reler certidão (na ficha do cliente) roda a leitura de novo no arquivo que já está lá. Serve quando o cadastro do cliente mudou depois do envio — um CPF corrigido, por exemplo — e a divergência de antes não vale mais. A mensagem diz o resultado, por exemplo “Pré-verificado: tudo bate com o PDF.”.

Esse botão só aparece em certidão criminal. Nos outros documentos não há o que reler.

O que o cliente vê

No portal e no aplicativo, o cliente vê o mesmo selo — só que sem poder mexer. Verificar é sua função, não dele.

Quando o documento está divergente e ainda não foi conferido por ninguém, o cliente também lê o motivo, junto de um aviso de que a equipe vai olhar manualmente. A ideia é que ele possa corrigir sozinho, sem precisar ligar.

Depois que você aprova o requisito, ou marca o documento como verificado, o alarme some do lado dele — sua decisão vale mais que a leitura automática.

A data de emissão

Quando a leitura confere, ela preenche sozinha a data de emissão do documento — que é de onde sai o prazo de validade. Uma preocupação a menos de digitação.

Se a leitura não conferiu, a data não é preenchida: o sistema não usa data tirada de um documento que ele próprio achou errado. Nesse caso, digite a data como você já fazia.

Se você já tinha digitado uma data e ela for diferente da que está no PDF, a sua é mantida, e o documento fica marcado como divergente com esse motivo.

Como saber que deu certo

• A certidão que o cliente acabou de enviar aparece com selo pré-verificado, e com a data de emissão preenchida sem você digitar.
• Depois de Marcar como verificado, o selo fica verificado e mostra seu nome ao parar o mouse nele.
• O mesmo selo aparece para o cliente no portal.

Se der errado

A certidão está correta, mas aparece como divergente. Leia o motivo no selo antes de mais nada. Se o motivo for o CPF e o cadastro do cliente foi corrigido depois do envio, use Reler certidão. Se o motivo não proceder, Marcar como verificado resolve — a sua confirmação vale mais.

O documento não tem selo nenhum. É o esperado quando o arquivo é foto ou papel escaneado: não há texto para ler. Confira como sempre fez e marque como verificado.

“Reler certidão” não aparece. Esse botão só existe para as quatro certidões criminais. Nos demais documentos não há leitura para refazer.