Juntada de documentos

Objetivo

Chegar ao protocolo com toda a documentação exigida presente e dentro da validade.

Antes de começar

A juntada acontece dentro do processo: abra Processos → Esteira, clique no processo e trabalhe a etapa Juntada de Documentos, na coluna Preparação. O andamento geral do processo está em A esteira de processos.

Três coisas que valem para toda a etapa:

• O documento é do cliente, não do processo. Uma certidão válida atende a todos os processos daquele cliente. Tudo o que ele já entregou fica na ficha dele, aba Documentos, com as versões anteriores guardadas.
• A validade vem do tipo de documento, não de quem juntou nem de quando foi juntado. As certidões de antecedentes criminais e o comprovante de residência valem 90 dias; o laudo de aptidão psicológica e o comprovante de capacidade técnica valem 12 meses — sempre contados da data de emissão. Por isso a data de emissão é obrigatória ao aprovar ou enviar documento: sem ela, o sistema não sabe quando o documento vence.
• Dispensar um documento, e desfazer a dispensa, é só do administrador do clube.

O módulo Compliance (tela Compliance e vencimentos) acompanha os documentos emitidos para o cliente, como o CR — não é nele que se faz a juntada.

A linha de cada documento

Cada documento exigido aparece com uma situação:

• Pendente — ainda não tem documento.
• Atendido — tem documento dentro da validade.
• Vencido — tem documento, mas a validade passou. Isso acontece sozinho, com o tempo: um documento que estava Atendido na semana passada pode estar Vencido hoje. E acontece na hora quando se anexa um documento que já está vencido: ele não conta como atendido, não conclui a etapa e entra na cobrança ao cliente.
• Dispensado — não é exigido neste processo.

Quando há documento, a linha também diz de quando ele é e até quando vale — por exemplo, “Emitido em 01/06/2026 · válido até 30/08/2026”. Não é preciso abrir o arquivo para saber se a certidão está perto de vencer.

Os contadores não incluem os dispensados: “1 de 3 · 8 dispensados” quer dizer que, dos 3 documentos exigidos, 1 está atendido, e outros 8 foram dispensados.

Ao lado podem aparecer os selos verificado, pré-verificado ou divergente, que dizem se a certidão foi conferida — veja Conferência de certidões.

Na mesma linha ficam: o ícone de informação, com quem emite o documento e o link para emiti-lo; Abrir, para ver o arquivo; Anexar (ou Substituir, quando já há documento); e o botão ⋯, com as demais ações.

Passos

1. Triar o que o cliente enviou pelo portal

O que o cliente envia pelo portal chega em Documentos aguardando triagem. A fila aparece no alto da Esteira (com os documentos de todos os clientes) e na aba Documentos da ficha do cliente (só os dele).

Para cada documento, clique em Visualizar e confira. Depois:

• Aprovar — em O que este documento atende, escolha o documento exigido ou a exigência do órgão a que ele corresponde. Se o cliente não tem processo em andamento, escolha Guardar só no dossiê (não atende processo) e informe o Tipo de documento. Preencha a Data de emissão — a data do documento, não a de hoje — e clique em Aprovar e vincular. Sem a data de emissão o botão não libera. Se, pela data, o documento já estiver vencido, a mensagem avisa: ele fica Vencido e não atende o documento exigido.
• Rejeitar — escreva o motivo (ele vai para o cliente) e clique em Confirmar rejeição. O cliente recebe um e-mail e precisa enviar de novo.

Vale orientar o cliente: documento inteiro, legível, com a data de emissão visível.

2. Anexar um documento pelo balcão

Na linha do documento, clique em Anexar. Na janela Anexar documento:

• aba Do cliente — escolha um documento que o cliente já tem. Só aparece a versão mais recente de cada um, com a validade ao lado (“vence em…”, “vencido” ou “sem data”);
• aba Enviar novo — escolha o Arquivo, informe a Data de emissão e clique em Enviar e anexar.

Se o documento escolhido já estiver vencido, a mensagem avisa em vez de dizer que foi anexado: o documento fica Vencido, a etapa não é concluída e ele entra na cobrança ao cliente. Peça uma versão atual.

3. Gerar as declarações que o próprio cliente assina

Algumas declarações são preenchidas pelo sistema com os dados do cadastro. Na linha do documento, abra ⋯ e clique em Gerar modelo: o PDF é baixado já preenchido. Envie ao cliente para assinar — a assinatura é digital (gov.br ou ICP-Brasil) e feita fora do sistema — e anexe o arquivo assinado.

O modelo pode ser gerado a qualquer momento, mesmo com o documento já atendido: se o cliente mudou de endereço ou perdeu a via assinada, gere de novo e use Substituir. Se o cadastro do cliente estiver incompleto, a mensagem diz o que falta preencher.

4. Substituir um documento vencido

Documento Vencido mostra Substituir no lugar de Anexar. Clique e anexe a versão nova, da mesma forma do passo 2.

O documento antigo não some: fica guardado como versão anterior na aba Documentos da ficha do cliente. Isso importa — se a Polícia Federal questionar o que foi entregue e quando, o histórico é a resposta.

5. Dispensar um documento que não se aplica

Só o administrador do clube.

Abra ⋯ na linha e clique em Dispensar. Escreva o Motivo e confirme em Dispensar. O documento deixa de bloquear o protocolo, e o motivo fica na linha do tempo do processo. Dispensou a linha errada? Abra ⋯ e clique em Desfazer dispensa.

6. Fechar a etapa

Só conclua a Juntada de Documentos quando nada estiver pendente nem vencido.

A faixa Próximo passo passa a dizer “Preparação completa” e o botão Marcar pronto para protocolar fica disponível. Clique em Concluir etapa na linha da Juntada de Documentos. Se houver aviso automático configurado, o cliente é notificado de que a documentação está pronta.

Um documento vence com o tempo, então confira de novo no dia de protocolar: gere o dossiê nesse dia e leia a mensagem que aparece.

Como saber que deu certo

• A coluna Preparação mostra todos os documentos atendidos (por exemplo, “13 de 13 documentos”).
• A faixa Próximo passo diz “Preparação completa” e Marcar pronto para protocolar está disponível.
• Ao gerar o dossiê, a mensagem não aponta documento faltando.
• Se havia aviso para a etapa, o cliente recebeu o e-mail.

Se der errado

O cliente enviou, mas eu não vejo. Confira a fila Documentos aguardando triagem — o documento só entra no processo depois de aprovado. Confirme também que ele entrou no portal do clube certo: quem é cliente de mais de um clube às vezes envia no outro.

O documento aparece vencido e o cliente diz que está válido. Confira a data de emissão cadastrada. A validade é contada a partir dela, e o erro costuma estar na data digitada, não no arquivo.

Protocolei e voltou por documento vencido. Ele venceu entre o envio e o protocolo. A situação Vencido aparece sozinha quando o prazo passa — olhe a coluna Preparação e gere o dossiê no dia do protocolo, não antes.