Cliente novo e acesso ao portal
Objetivo
Seção intitulada “Objetivo”Cadastrar um cliente novo e deixá-lo acompanhando o próprio processo pelo portal — no navegador ou no aplicativo.
Antes de começar
Seção intitulada “Antes de começar”- Tenha o e-mail do cliente e confira letra por letra. É por ele que sai todo aviso, e é com ele que o cliente entra no portal. Errar aqui significa convite que não chega e, mais tarde, um cadastro duplicado.
- O envio de e-mail do clube precisa estar funcionando, senão o convite não sai.
- Cliente que você cadastra fica com você e já aparece na sua esteira. Para um cliente cadastrado por outra pessoa passar a ser seu, quem faz a atribuição é o administrador do clube.
A ficha do cliente
Seção intitulada “A ficha do cliente”A ficha reúne tudo sobre uma pessoa, em quatro abas:
| Aba | O que tem |
|---|---|
| Processos | os processos daquele cliente |
| Documentos | a documentação enviada e a validade dela |
| Acervo | as armas registradas |
| Dados | o acesso ao portal e o cadastro, com o CPF completo |
É na ficha que o CPF aparece por inteiro. Na esteira ele vem parcialmente oculto, e o acesso ao número completo fica registrado.
1. Cadastrar o cliente
Seção intitulada “1. Cadastrar o cliente”- Abra Clientes e clique em Cadastrar cliente.
- Preencha Nome completo, CPF, E-mail e Telefone.
- Clique em Cadastrar e abrir dossiê. A ficha do cliente abre em seguida.
O cadastro inicial pede só o necessário. Endereço e dados do CR entram depois, na aba Dados: preencha o que faltar e clique em Salvar dados do cliente.
2. Preencher os endereços
Seção intitulada “2. Preencher os endereços”Na aba Dados, o bloco Endereço é o da residência. Se as armas ficam guardadas em outro lugar — o que é comum —, marque Possui segundo endereço de acervo e preencha o bloco Segundo Endereço do Acervo, que aparece em seguida.
Ao sair do campo CEP, o sistema completa rua, bairro, cidade e UF — mas só nos campos que ainda estão vazios. O que você já digitou não é apagado.
Para a latitude e a longitude, cada endereço tem o botão Marcar no mapa:
- Clique em Marcar no mapa. O mapa abre com o endereço já digitado no campo de busca.
- Clique em Procurar e escolha um dos resultados. Se nada aparecer — comum em sítio e galpão —, clique direto no ponto certo do mapa.
- Arraste o pino para ajustar. Latitude e longitude são preenchidas a cada marcação, e substituem o que estava nos campos.
- Clique em Concluir.
- Clique em Salvar dados do cliente. Marcar no mapa só preenche o formulário; nada fica gravado até você salvar.
3. Dar acesso ao portal
Seção intitulada “3. Dar acesso ao portal”Se o plano do clube inclui o Portal do Cliente, ao cadastrar o cliente o sistema já manda para ele o e-mail de boas-vindas com o link de acesso ao portal. Ele abre o link e cria a própria senha.
Se o plano do clube não inclui o Portal do Cliente, não existe convite: o cliente recebe um e-mail de boas-vindas em nome do clube, sem link e sem botão, e o restante desta seção não se aplica a ele.
Para acompanhar ou refazer o acesso de um cliente com portal, use a seção Acesso ao portal, no alto da aba Dados:
| Botão | Quando usar |
|---|---|
| Enviar convite | o cliente ainda não criou senha e precisa de um novo convite |
| Reenviar link de acesso | o cliente já tem senha e perdeu o caminho de entrada |
| Resetar senha | você define uma senha temporária; no próximo login o cliente é obrigado a trocá-la |
| Desativar acesso / Reativar acesso | desliga ou religa a entrada do cliente no portal e no aplicativo |
Ao usar Resetar senha, passe a senha temporária ao cliente por telefone ou pessoalmente — não por e-mail. Enquanto ele não trocar, a seção mostra Troca obrigatória.
O próprio cliente também pode usar Esqueci minha senha na tela de entrada do portal.
A seção mostra em que pé está o acesso daquele cliente:
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Portal ativo | está usando normalmente |
| Inativo (>30 dias) | tem acesso, mas há mais de um mês não entra |
| Nunca acessou | foi convidado e nunca entrou |
| Sem senha definida | ainda não criou a senha dele |
| Acesso desativado | o acesso foi desligado |
Quando o cliente reclamar que “não consegue entrar”, olhe esta situação antes de qualquer outra coisa.
Em Histórico de acesso e ações ficam os logins do cliente e as senhas redefinidas, os acessos desativados e os reativados, com quem fez e quando.
4. O aceite de privacidade
Seção intitulada “4. O aceite de privacidade”No primeiro acesso, o cliente precisa ler os termos de privacidade e clicar em Aceitar e Continuar. Enquanto não aceitar, ele não usa o portal.
Se um cliente disser que “entrou e não conseguia fazer nada”, quase sempre é o aceite pendente.
5. Explicar o que ele vai encontrar
Seção intitulada “5. Explicar o que ele vai encontrar”Vale falar isto no momento do cadastro — evita a maior parte das ligações. No alto de toda tela do portal há uma barra com as seções:
- Início — a tela inicial.
- Mensagens — os avisos do clube, como documento recusado ou mudança no andamento do processo.
- Meu processo — o andamento do processo. Quando a Polícia Federal pedir um documento, o cartão do processo mostra o botão Enviar documento, que já leva o envio ligado àquele pedido.
- Documentos — o envio de documentos, na tela chamada Juntada de Documentos.
- Cursos e laudos — as turmas e os laudos. Os certificados das turmas concluídas ficam aqui, na aba Certificados (na tela inicial, o cartão se chama Cursos & Laudos). Detalhes em Certificados.
- Competições — as competições do clube.
- Acervo — as armas e os documentos delas.
- Meus dados — o cadastro dele.
Cursos e laudos, Competições e Acervo só aparecem se o clube tiver esses módulos.
Em Meus dados, dois pontos costumam gerar dúvida:
- CPF e e-mail não são editados pelo cliente. Se estiverem errados, ele usa Solicitar correção e informa o valor certo. O pedido ainda não aparece em nenhuma tela do sistema: quando o cliente avisar que pediu, confira e corrija você mesmo na aba Dados da ficha.
- Baixar meus dados entrega ao cliente uma planilha do acervo ou um arquivo com tudo o que o clube guarda sobre ele.
Use estes nomes ao orientar o cliente. Citar um nome que ele não encontra na tela gera mais ligação do que não citar nenhum.
E o mais importante: o portal é o mesmo no navegador e no aplicativo Android, com a mesma senha. Não existe cadastro separado para o aplicativo.
Como saber que deu certo
Seção intitulada “Como saber que deu certo”- O cliente entra no portal, aceita os termos e vê o andamento do próprio processo em Meu processo.
- O cliente aparece na sua esteira.
- A situação de acesso dele, na aba Dados, mudou para Portal ativo.
- Se você marcou no mapa: depois de salvar e reabrir a ficha, latitude e longitude continuam preenchidas.
Se der errado
Seção intitulada “Se der errado”O convite não chegou. Confira o e-mail cadastrado e peça para o cliente olhar o spam. Depois use Enviar convite na seção Acesso ao portal. Se o endereço estiver certo e mesmo assim não chegar, o problema é a configuração de envio do clube — leve ao administrador. Se o plano do clube não inclui o Portal do Cliente, não existe convite a reenviar: confira se o e-mail de boas-vindas (sem link) chegou.
O cliente entra mas não vê nada. Duas causas, nesta ordem: o aceite de privacidade ainda pendente, ou ele ainda não tem processo aberto.
O cliente não aparece na minha esteira. Ele não foi atribuído a você. Só o administrador faz essa atribuição.
O cliente diz que o aplicativo pede outra senha. Não pede, é a mesma. Peça para usar Esqueci minha senha pelo próprio aplicativo, e confirme se ele não está digitando um e-mail diferente do cadastrado.