A esteira de processos

Objetivo

Usar a esteira como sua lista de trabalho do dia, e conduzir um processo da preparação até a decisão da Polícia Federal.

Antes de começar

A esteira fica no menu lateral, em Processos → Esteira. Se os itens de Processos estiverem recolhidos, clique na seta ao lado para expandir. O número que aparece ao lado de Processos é a quantidade de exigências com prazo. Se Processos não aparece no menu, o clube não tem esse módulo — fale com o administrador.

A esteira mostra os processos de todo o clube, e só os que ainda estão em andamento. Processo encerrado sai dela.

Processo novo se abre pela ficha do cliente, não pela esteira: abra o cliente, vá na aba Processos e clique em Abrir processo. Cada tipo de processo aparece como Disponível ou Indisponível, com o motivo. Se o cliente já tem um processo daquele tipo em andamento, o cartão avisa e oferece Ver processo — confira antes de abrir outro, porque clicar em Abrir mesmo assim cria um segundo processo. Um clique a mais no Abrir, sem o aviso, não abre dois: o segundo é recusado.

Algumas ações são só do administrador do clube: registrar a decisão do órgão, dispensar um documento (e desfazer a dispensa) e cancelar o processo. Se você é operador e precisa de uma delas, peça ao administrador.

As situações do processo

O caminho normal é:

Em preparação → Pronto para protocolar → Protocolado → Em análise → Deferido ou Indeferido

Pelo caminho podem aparecer:

• Com exigência — o órgão pediu algo e há prazo correndo. É o que deve ser tratado antes de qualquer outra coisa: perder o prazo arquiva o processo.
• Restituído — o órgão devolveu; o processo volta à preparação.
• Arquivado e Cancelado — encerram o processo.

Deferido, Indeferido, Arquivado e Cancelado não têm volta.

As etapas da preparação

As etapas dependem do tipo de processo. No processo de concessão do CR são Cadastro, o encaminhamento da avaliação psicológica, o agendamento do laudo de capacidade técnica, Juntada de Documentos e Acompanhamento Sinarm-CAC. Tipos mais simples têm só Juntada de Documentos e Acompanhamento Sinarm-CAC.

Passos

1. Ler a esteira

No alto ficam quatro contadores: Exigências vencidas, Vencendo em 7 dias, Preparação atrasada e Parados no órgão. Clique em um para filtrar a lista por ele; clique de novo para tirar o filtro. Se um contador mostrar “—”, o sistema não conseguiu apurar o número — não quer dizer zero.

Logo abaixo, quando há documentos que clientes enviaram pelo portal e ninguém conferiu, aparece Documentos aguardando triagem. Como tratar essa fila está em Juntada de documentos.

Cada linha da tabela é um processo:

Coluna	Para que serve
Processo	o número dele
Cliente	de quem é
CPF	aparece parcialmente oculto
Tipo	o tipo de processo
Situação	onde ele está agora
Protocolo	o número, quando já protocolado
Prazo de exigência	quanto falta, quando há exigência aberta

Comece pelo contador Exigências vencidas e pela coluna Prazo de exigência. “Vencida há…” e “Vence hoje” são o que precisa de você agora.

Para achar um processo, use a busca: ela aceita nome, CPF ou número de protocolo, e também encontra o texto das observações registradas nos processos. Quando o clube trabalha com mais de um tipo de processo, aparece também o filtro de tipo.

Ao voltar de um processo pelo botão Esteira, você cai na mesma página, com o mesmo filtro e a mesma busca.

2. Cobrar documentos de vários clientes de uma vez

Marque a caixa das linhas que quer cobrar (a caixa do cabeçalho marca a página inteira). Aparece a barra com a quantidade selecionada; clique em Cobrar documentos pendentes. A tela pede confirmação dizendo quantos clientes vão receber e-mail; confirme em Enviar cobrança.

Cada cliente recebe um e-mail com a lista do que falta, e a cobrança fica registrada na linha do tempo do processo. Ela pede os documentos pendentes e também os vencidos — inclusive o que venceu depois de anexado. Ela não cria prazo nem muda a situação. Processo sem documento pendente nem vencido, ou já encerrado, fica de fora. A mensagem de resultado diz em quantos processos o e-mail saiu e, nos que não saiu, o motivo — se o aviso de documentos pendentes estiver desligado nas configurações de e-mail do clube, por exemplo. Para desistir, Limpar seleção.

3. Abrir um processo

Clique na linha. No alto da tela ficam o nome do cliente (clicar nele abre a ficha), a situação e o prazo de exigência, se houver. Ao lado, um botão principal — que muda conforme a situação — e Mais ações.

A faixa Próximo passo diz, em uma frase, o que fazer agora. Abaixo, duas colunas:

• Preparação — o que depende do clube antes de protocolar: as etapas e os documentos, com a contagem de quantos já estão atendidos.
• Tramitação — o que depende do órgão depois do protocolo: Protocolo, Protocolado em, Decidido em e a Linha do tempo, que mostra o que aconteceu, quando e quem registrou.

4. Trabalhar a preparação

Trabalhe as etapas na ordem. Os documentos de cada etapa têm guia próprio: Juntada de documentos.

Quando uma etapa terminar, clique em Concluir etapa na linha dela. Cuidado: se houver aviso automático configurado para aquela etapa, o cliente é notificado na hora. Concluir “só para adiantar” avisa o cliente de algo que ainda não aconteceu. Se precisar voltar atrás, Reabrir pede confirmação e apaga a data de conclusão.

Quando todos os documentos obrigatórios estiverem atendidos, o botão principal Marcar pronto para protocolar fica disponível. Enquanto não estiverem, ele aparece apagado com o motivo embaixo — por exemplo, quantos documentos faltam ou que há documento vencido. Documento vencido não conta como atendido, nem quando é anexado já vencido: veja Juntada de documentos.

Etapas não bloqueiam: só os documentos contam para marcar pronto. Se alguma etapa ainda estiver aberta (Cadastro, Agendamento…), a tela lista quais embaixo do botão, para você decidir se conclui antes.

5. Gerar o dossiê e protocolar

Em Mais ações, clique em Gerar dossiê do processo. Sai um PDF com capa identificando o processo (tipo, número do processo e, se já houver, o protocolo), o cliente e a quantidade de documentos. A mensagem que aparece em seguida diz se ficou algum documento de fora.

Se a mensagem disser que há arquivos que não foram encontrados, não protocole esse PDF: os documentos citados precisam ser enviados de novo.

Protocole no SINARM-CAC. Depois, com o processo em Pronto para protocolar, clique no botão principal Registrar protocolo, preencha Número do protocolo e Data do protocolo como estão no comprovante e clique em Registrar e protocolar. Isso já leva o processo para Protocolado — não há um segundo passo de confirmação — e o cliente recebe um e-mail avisando que o processo foi protocolado. De Protocolado não se volta para a preparação.

O protocolo só é registrado a partir de Pronto para protocolar: em Em preparação o botão não aparece, e o sistema recusa. Se o número foi digitado errado depois do protocolo, a correção grava o número certo sem mudar a situação e sem mandar outro e-mail ao cliente.

6. Acompanhar a tramitação

Com o processo em Protocolado ou Em análise, os botões principais são Registrar exigência e Registrar decisão. Para registrar outro movimento do órgão, abra Mais ações e use Situação no órgão (Protocolado, Em análise ou Restituído).

Quando chegar uma exigência, não mude a situação à mão: clique em Registrar exigência e preencha O que o órgão exigiu, Recebida em e Prazo final. O prazo vem preenchido com 30 dias só como sugestão — confira na intimação. Registrar a exigência já coloca o processo em Com exigência.

Com exigência aberta, o botão principal vira Responder exigência: escolha um documento do cliente ou envie um novo. Se a exigência foi resolvida sem arquivo, use Registrar resposta sem anexar documento.

O clube recebe e-mail quando uma exigência está para vencer e quando ela vence.

Para anotar o que se soube do processo — um telefonema, uma promessa do cliente —, use Mais ações → Registrar observação e escolha quem lê:

• Só para a equipe (o padrão): fica na linha do tempo; o cliente não vê.
• Visível ao cliente: vai também para as Mensagens do portal e do app. Escreva como quem fala com o cliente.

As duas entram na linha do tempo e são encontradas pela busca da esteira. No histórico do diálogo, cada observação diz Cliente vê ou Só equipe. As observações registradas antes desta escolha existir continuam visíveis ao cliente.

7. Registrar a decisão

Só o administrador do clube.

Clique em Registrar decisão. Em Decisão, escolha Deferido, Indeferido ou Restituído — nada vem pré-selecionado — e informe a Data da decisão.

• Deferido, quando o processo gera um documento (o CR, por exemplo): informe o número e o Válido até que constam no documento. Sem a validade o botão não libera. É essa validade que passa a contar para os próximos processos do cliente e para o controle de vencimentos.
• Deferido ou Indeferido: a tela avisa que não tem volta e o botão passa a se chamar Encerrar o processo. O processo sai da esteira e o cliente é avisado por e-mail.
• Restituído: não encerra. O processo volta a ser trabalhado — use Voltar para preparação, corrija o que foi apontado e protocole de novo.

8. Arquivar ou cancelar

• Arquivar processo (em Mais ações, depois do protocolo) registra que o órgão arquivou — por prazo de exigência perdido, por exemplo. Pede o motivo e não tem volta.
• Cancelar processo é decisão do clube, só do administrador. Também pede o motivo e não tem volta. O que já foi anexado continua na ficha do cliente.

Nos dois casos o cliente recebe um e-mail com o motivo — escreva-o pensando nele.

Processo encerrado ainda permite Gerar dossiê do processo e Registrar observação, e nada mais.

Como saber que deu certo

• A situação mudou no alto da tela do processo e na coluna Situação da esteira; processo encerrado deixou de aparecer na esteira.
• A Linha do tempo mostra o que você registrou, com a data e o seu nome.
• O cliente vê a mudança no portal, em Meu processo.
• Se havia aviso configurado para aquela etapa, o cliente recebeu o e-mail.

Se der errado

A esteira está vazia. Se aparece “Nenhum processo neste filtro”, sobrou um filtro ou uma busca ligada: clique em Limpar filtros. Lembre também que processo encerrado não aparece na esteira — procure-o na aba Processos da ficha do cliente.

Preciso do CPF completo e só vejo parte dele. É proposital. O número inteiro fica na ficha do cliente, e o acesso a ele fica registrado.

Concluí a etapa errada. Use Reabrir na linha da etapa. Se havia aviso automático ligado, o cliente já foi notificado — a correção precisa incluir falar com ele.