Acervo

Objetivo

Registrar as armas de um cliente e manter a documentação de cada uma no lugar.

Antes de começar

• O módulo Acervo fica no painel e só existe se o clube o tiver contratado. Ele tem quatro seções: Dashboard, Armas, Equipamentos e Documentos.
• Cadastrar, editar e excluir no módulo é com o administrador do clube. Os botões Nova Arma, Novo Equipamento e Novo Documento só aparecem para ele. O operador consulta.
• O cliente também pode cadastrar as próprias armas e documentos pelo portal.
• O acervo de um cliente aparece, só para consulta, na aba Acervo da ficha dele: marca, modelo, calibre, número do registro e situação de cada arma.

Passos

1. Cadastrar uma arma

1. Em Acervo, abra Armas e clique em Nova Arma.
2. Escolha o Tipo — o único campo obrigatório — e, se tiver, Calibre, Marca e Modelo.
3. Em Origem, escolha Cliente e selecione a pessoa na lista, buscando por nome ou CPF. A arma que fica em Clube/Estabelecimento é do clube, não de um cliente.
4. Preencha o que tiver: Nº de Série, Número CRAF, Validade CRAF, Data de Aquisição e Status.
5. Salve.

Tipo, calibre, marca e modelo são listas do clube, não texto livre. Quando o valor que você precisa não estiver na lista, escolha Outros… e cadastre-o ali mesmo.

Procure na lista antes de criar um valor novo. “Taurus”, “TAURUS” e “Taurus S.A.” cadastrados como três marcas diferentes é o que estraga o relatório por marca depois — e a limpeza é manual, item por item.

2. Registrar os documentos da arma

Há dois caminhos:

• Junto com a arma — no próprio cadastro da arma, em Documentos da Arma, clique em Adicionar e escolha o tipo: CRAF, Nota Fiscal ou Guia de Trânsito.
• Depois — em Documentos, clique em Novo Documento, escolha o tipo e a arma. É por aqui que se anexa o arquivo, em Arquivo (opcional).

CRAF sempre vai ligado a uma arma — o sistema não salva um CRAF sem arma escolhida. Outros documentos podem ficar Sem vínculo.

Guarde esta regra: documento de arma acompanha a arma, não o cliente. Quem procura o CRAF na aba Documentos da ficha do cliente não encontra.

3. Registrar equipamentos

Colete, mira e afins ficam em Equipamentos, com Novo Equipamento: Tipo, Marca, Modelo, Nº de Série e Status. O equipamento é registrado à parte e não fica ligado a nenhuma arma.

4. Ver o conjunto

A seção Dashboard mostra o acervo do clube inteiro: Total de Armas, Armas Ativas, Docs Vencidos, a Distribuição por Status, as Armas por Tipo e a lista de CRAFs Vencendo nos Próximos 30 Dias. Serve para achar o que está com pendência sem precisar abrir cliente por cliente.

5. Conferir do lado do cliente

O cliente vê o próprio acervo no portal, no navegador e no aplicativo, em Meu Acervo. Lá ele busca, filtra por situação e ordena por Vence primeiro — então CRAF com a validade errada aparece para ele na ordem errada.

O que o clube cadastrou aparece para o cliente marcado como Cadastrado pelo clube, e ele não consegue editar nem excluir. O que ele mesmo cadastrou, ele edita.

Como saber que deu certo

• A arma aparece em Armas e na aba Acervo da ficha do cliente, com tipo, calibre, marca e modelo preenchidos.
• Os documentos dela aparecem em Documentos, com a validade.
• O cliente enxerga a arma em Meu Acervo, no portal.

Se der errado

A marca ou o modelo não estão na lista. Cadastre pela própria tela, em Outros…. Confira antes se não existe já com outra grafia.

Cadastrei a arma no cliente errado. Corrija a vinculação antes de anexar documento. Documento anexado à arma errada precisa ser refeito.

O cliente não vê a arma no portal. Confirme que ela foi cadastrada com origem Cliente e no cliente certo. Na lista é fácil confundir dois clientes de nome parecido.

Preciso do CRAF e ele não está nos documentos do cliente. Documento de arma fica na arma. Procure em Acervo, na seção Documentos.